DLA FIRM · LEGALIZACJA PRACY · HR
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi: lista dla pracodawcy
Procedura oświadczeniowa bywa szybszą drogą niż zezwolenie na pracę, ale sam wpis do ewidencji nie kończy zadań działu HR. Trzeba jeszcze sprawdzić pobyt pracownika, umowę, zgłoszenia i zgodność faktycznej pracy z dokumentem.
Sprawdzić przypadek pracownika →W skrócie: oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pozwala polskiemu podmiotowi zatrudnić w pracy niesezonowej obywatela Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy po wpisie dokumentu do ewidencji. Od 1 grudnia 2025 r. nowego oświadczenia nie rejestruje się już dla obywatela Gruzji. Oświadczenie składa pracodawca przez praca.gov.pl; okres pracy może wynosić do 24 miesięcy. Legalny pobyt uprawniający do pracy i obowiązki po wpisie trzeba sprawdzić osobno.
Kiedy oświadczenie jest właściwą procedurą?
Oświadczenie dotyczy pracy najemnej wykonywanej w Polsce, która nie jest pracą sezonową ani delegowaniem przez zagraniczny podmiot. Obecnie obejmuje obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Dla obywatela innego państwa należy sprawdzić inną podstawę legalnej pracy, na przykład zezwolenie na pracę na rzecz polskiego podmiotu albo odpowiednie zwolnienie z wymogu zezwolenia.
Przed wyborem procedury HR sprawdza również tytuł pobytowy pracownika. Wpis oświadczenia nie legalizuje pobytu i nie naprawia wizy lub statusu, który nie dopuszcza pracy. W szczególnych przypadkach — np. przy części osób objętych ochroną czasową z Ukrainy — właściwa może być odrębna procedura powiadomienia, a nie oświadczenie.
Przykład: firma planuje zatrudnić obywatela Białorusi na podstawie umowy o pracę na 18 miesięcy. Oświadczenie może być odpowiednim instrumentem, jeśli praca nie jest sezonowa, firma uzyska wpis, a pracownik ma pobyt pozwalający wykonywać tę pracę. Te warunki trzeba sprawdzić łącznie.
Jakie dane i dokumenty przygotować przed wpisem?
Tożsamość i pobyt
Aktualne dane z dokumentu podróży, obywatelstwo, dokument pobytowy i planowana data rozpoczęcia pracy. Rozbieżność nazwiska lub numeru paszportu może opóźnić proces.
Warunki zatrudnienia
Stanowisko lub rodzaj pracy, miejsce, okres, wymiar czasu, rodzaj umowy i wynagrodzenie. Dane mają odpowiadać rzeczywistej ofercie i późniejszej umowie.
Upoważnienie i oświadczenia
Dane firmy, osoba uprawniona do reprezentacji, wymagane oświadczenie o niekaralności i pełnomocnictwo, jeśli sprawę prowadzi pełnomocnik.
Potwierdzenie wpłaty
Od 1 grudnia 2025 r. opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł. Przed przelewem sprawdź rachunek właściwego PUP i tytuł wpłaty.
Formularz i aktualne załączniki składa się elektronicznie przez praca.gov.pl do właściwego powiatowego urzędu pracy. Nie korzystaj z przypadkowych PDF-ów sprzed zmian z 2025–2026 r.
Wpis w ewidencji: co HR musi zrobić przed pierwszym dniem?
- Odbierz potwierdzenie wpisu. Samo wysłanie formularza nie jest równoznaczne z wpisem oświadczenia do ewidencji.
- Sprawdź pobyt ponownie przed startem. Dokument pobytowy musi pozwalać na pracę w konkretnej sytuacji pracownika.
- Zawrzyj właściwą umowę. Warunki mają odpowiadać oświadczeniu. Przed powierzeniem pracy przekaż do urzędu przez praca.gov.pl kopię umowy zawartej z cudzoziemcem w języku polskim.
- Zapisz daty zgłoszeń. O podjęciu pracy powiadom właściwy urząd w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w oświadczeniu. Jeśli pracownik nie podejmie pracy — powiadom w terminie 14 dni od tej daty. Monitoruj także wcześniejsze zakończenie pracy.
Od czerwca 2026 r. w portalu praca.gov.pl działają zaktualizowane formularze powiadomień. W firmie warto przypisać jedną osobę do kontroli tych terminów i zapisywać potwierdzenia wysyłki w teczce pracownika.
Oświadczenie czy zezwolenie na pracę?
| Kryterium | Oświadczenie | Zezwolenie na pracę |
|---|---|---|
| Obywatelstwo | Armenia, Białoruś, Mołdawia, Ukraina | Nie ogranicza się do tych czterech państw; inne warunki zależą od sprawy |
| Organ | Powiatowy urząd pracy / starosta | Co do zasady właściwy wojewoda |
| Zastosowanie | Praca niesezonowa spełniająca warunki procedury oświadczeniowej | Gdy zezwolenie jest wymagane i oświadczenie nie jest właściwe |
Oba dokumenty dotyczą prawa do wykonywania określonej pracy; żaden sam w sobie nie zastępuje legalnego pobytu. Nie wybieraj procedury wyłącznie według ceny opłaty lub przewidywanego czasu urzędu.
Prosta lista kontrolna dla HR
- Czy znamy aktualny dokument pobytowy i datę jego ważności?
- Czy obywatelstwo i rodzaj pracy pasują do procedury oświadczeniowej?
- Czy w oświadczeniu, umowie i danych kadrowych zgadzają się nazwisko, paszport, stanowisko, miejsce, okres i wynagrodzenie?
- Czy umowa po polsku trafiła do urzędu przed rozpoczęciem pracy?
- Czy wyznaczono osobę odpowiedzialną za powiadomienie o rozpoczęciu, niepodjęciu lub wcześniejszym zakończeniu pracy?
- Czy firma ma kalendarz ważności pobytu, oświadczenia i kolejnego kroku legalizacji?
Ten ostatni punkt decyduje, czy procedura naprawdę odciąża HR. IRYS może pomóc utrzymywać rejestr terminów i przygotowywać kolejne działania, zanim dokument wygaśnie.
Jak IRYS wspiera dział HR
Weryfikacja przed zatrudnieniem
Sprawdzamy dokumenty pobytowe, obywatelstwo i właściwy tryb legalizacji pracy.
Dokumenty i zgłoszenia
Pomagamy przygotować dane do praca.gov.pl, kontrolować umowę i obowiązki po wpisie.
Stały nadzór nad terminami
Ustalamy daty końca pobytu i pracy oraz plan kolejnej procedury dla pracownika.
Pracujemy ze Stargardu z firmami w całej Polsce. Zakres obsługi ustalamy z osobą odpowiedzialną za HR lub kadry.
Najczęstsze pytania
Czy oświadczenie dotyczy obywateli Gruzji?
Nowych oświadczeń dla obywateli Gruzji nie rejestruje się od 1 grudnia 2025 r. Wcześniejsze wpisy mogą działać do końca ważności na określonych warunkach.
Na jak długo można wpisać oświadczenie?
Okres pracy może wynosić do 24 miesięcy, a data rozpoczęcia powinna mieścić się w ustawowych ramach. Wymagania konkretnej sprawy trzeba sprawdzić przed wysłaniem.
Czy sam wpis pozwala rozpocząć pracę?
Nie zawsze. Potrzebny jest również legalny pobyt dopuszczający pracę, odpowiednia umowa i wykonanie obowiązków pracodawcy, w tym przekazanie kopii umowy przed rozpoczęciem.
Ile wynosi opłata?
Od 1 grudnia 2025 r. opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł. Rachunek i wymagany tytuł przelewu sprawdź we właściwym PUP.
Kiedy zgłosić rozpoczęcie lub brak rozpoczęcia pracy?
Podjęcie pracy zgłasza się w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w oświadczeniu; niepodjęcie — w terminie 14 dni od tej daty. Obowiązki związane z wcześniejszym zakończeniem trzeba monitorować oddzielnie.
Czy oświadczenie zastępuje kartę pobytu?
Nie. Oświadczenie dotyczy pracy, nie daje samo w sobie prawa do pobytu. Oba elementy należy zweryfikować razem.
Czy IRYS może przejąć kontrolę terminów?
Możemy uzgodnić z firmą zakres obsługi dokumentów i terminów cudzoziemców, aby HR wiedział, kiedy kończy się podstawa pracy lub pobytu i jaki jest kolejny krok.
Chcesz uporządkować sprawy pracowników?
Podaj liczbę osób, ich obywatelstwa, rodzaj pracy i najbliższe terminy. Sprawdzimy, które sprawy wymagają oświadczenia, a które innej procedury, i zaproponujemy zakres wsparcia HR.
Opisz krótko sprawę firmy
Specjalista IRYS skontaktuje się z Tobą.
Autor: Iryna Ihnatenko
IRYS — legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców. Aktualizacja 20.10.2026.
Źródła urzędowe
Materiał informacyjny według stanu na 20.10.2026. Warunki pracy i pobytu należy zweryfikować dla konkretnej osoby i stanowiska.